Zo voorkomt u vertraging bij het drukken van kranten
Bij BDUprint en Janssen/Pers Rotatiedruk weten we dat bij het drukken van kranten iedere minuut telt. Nieuws, advertenties en laatste correcties moeten zo actueel mogelijk worden verwerkt, terwijl de krant op het afgesproken moment van de pers moet rollen. Een kleine vertraging in de aanlevering kan daardoor gevolgen hebben voor de volledige productie en distributie. Dankzij een goede voorbereiding, duidelijke communicatie en een zorgvuldig ingericht productieproces kunnen we kranten snel en betrouwbaar produceren. In deze blog leggen we uit wat u zelf kunt doen om vertragingen zoveel mogelijk te voorkomen.
Stem de deadline vooraf goed met ons af
Een soepel productieproces begint met duidelijke afspraken. Daarom bespreken we vooraf met u wanneer de definitieve bestanden moeten worden aangeleverd en wanneer de definitieve oplage en afleveradressen moeten worden doorgegeven. Ook het gewenste aflevermoment is van belang voor een goede productie- en transportplanning. Bij het bepalen van de planning houden we niet alleen rekening met het drukken zelf. Voor die tijd moeten de bestanden worden ontvangen, gecontroleerd en verwerkt. Na het drukken moeten de kranten verzendklaar worden gemaakt. Zijn er tijdens het traject nog wijzigingen die mogelijk invloed hebben op de productie of verdere verwerking, bijvoorbeeld wanneer er een externe nabewerking nodig is? Neem dan tijdig contact op met uw ordermanager of salesmanager. Zo kunnen we samen bekijken of de aanpassingen gevolgen hebben voor de planning.
Werk met duidelijke bestandsnamen
Bij krantenproducties zijn vaak meerdere mensen en afdelingen betrokken. Daardoor kunnen verschillende versies van dezelfde pagina ontstaan. Onduidelijkheid over de definitieve versie kan kostbare tijd kosten. De bestandsnamen voor periodieken worden daarom vooraf afgestemd. Houd u aan de afgesproken naamgeving en zorg ervoor dat duidelijk is welke bestanden de actuele versie bevatten. Verwijder verouderde bestanden uit de aanlevermap en voorkom bestandsnamen als ‘definitief nieuw’ of ‘laatste versie’.
Gebruik in plaats daarvan een herkenbare naamgeving met bijvoorbeeld: Publicatienaam_editie_pagina01-16_datum_v3.pdf. Zo blijft ook onder tijdsdruk duidelijk welk bestand actueel is en kan de productie vlot worden verwerkt.
Meld wijzigingen in de productie direct
Niet alleen aangepaste bestanden kunnen gevolgen hebben voor de planning. Ook veranderingen in de oplage, het paginatal, het papier, de afwerking of de aflevergegevens kunnen invloed hebben op het productieproces en de logistiek. Wijzigingen in de oplage of omvang van de productie kunnen alleen in overleg met uw ordermanager en/of salesmanager worden doorgevoerd. Ook andere wijzigingen, zoals een extra bijlage of gewijzigde afleveradressen, kunnen aanpassingen vragen in de verwerking en transportplanning. Geef dergelijke wijzigingen daarom zo vroeg mogelijk door aan uw ordermanager of salesmanager. Zo kunnen we tijdig beoordelen of aanpassingen nodig zijn.
Houd rekening met transport en verspreiding
Onze dienstverlening stopt niet wanneer de krant van de pers komt. Ons logistieke proces is geïntegreerd in de grafische productie. Vanuit Barneveld en Gennep vervoeren we drukwerk rechtstreeks naar verspreidorganisaties in Nederland, België en Duitsland. De afleverdatum en het gewenste aflevermoment vormen daarom een belangrijk uitgangspunt voor de productieplanning. We stemmen de drukvolgorde, verwerking en transportmomenten zorgvuldig op elkaar af.
Lever de juiste aflevergegevens tijdig aan en controleer of aantallen en locaties nog actueel zijn. Moet er worden geleverd op een privéterrein of een niet-reguliere locatie, dan is het belangrijk om vooraf te controleren of deze plek toegankelijk is voor een vrachtwagen en of laden en lossen daar mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan oude binnensteden, smalle straten, bruggen of locaties met beperkte toegang. Houd er bovendien rekening mee dat de chauffeur doorgaans geen pompwagen of kooiaap bij zich heeft. Geef bijzondere omstandigheden daarom vooraf door, zodat we het transport hier zo goed mogelijk op kunnen afstemmen.
Zorg dat een contactpersoon bereikbaar is
Ondanks een goede voorbereiding kan tijdens de verwerking een vraag ontstaan. Misschien wijkt de aangeleverde omvang af van de order, ontbreekt er een pagina of is niet duidelijk of een nieuwe versie nog volgt. Zorg daarom dat tijdens het aanleveren en rondom de afgesproken deadline een vaste contactpersoon bereikbaar is. Deze persoon moet snel kunnen overleggen met de redactie of vormgever en beslissingen kunnen nemen over eventuele correcties. Korte communicatielijnen helpen ons om vragen snel op te lossen en te voorkomen dat de productie onnodig stil komt te liggen. Vanuit BDUprint en Janssen/Pers Rotatiedruk onderhoudt uw ordermanager het contact over de order, de planning en de productiegegevens.
Lever uw bestanden tijdig aan via ons portaal
Via het digitale aanleverportaal van BDUprint en Janssen/Pers Rotatiedruk kunt u 24 uur per dag uw bestanden aanleveren. De drukklare PDF-bestanden komen vervolgens binnen bij onze prepressafdeling, waar een beperkte ingangscontrole plaatsvindt. Deze controle is geen vervanging van uw eigen uitgangscontrole op de bestanden die u aanlevert. Zorg er daarom voor dat de bestanden vooraf zorgvuldig zijn gecontroleerd en voldoen aan de geldende aanleverspecificaties. Hoewel het portaal continu beschikbaar is, blijft tijdig aanleveren belangrijk. Wacht bij voorkeur niet tot het laatste moment, zodat er bij eventuele technische problemen nog ruimte is om een correctie uit te voeren en een nieuwe versie aan te leveren.
Volg de aanleverspecificaties zorgvuldig
Correct opgemaakte bestanden helpen ons om uw krant zonder onnodige onderbrekingen te verwerken. Op onze website vindt u daarom uitgebreide aanleverspecificaties, inslagschema’s, kleurprofielen en handleidingen voor het aanleverportaal en de beeldbewerking. Voor coldset krantendruk levert u drukklare PDF-bestanden aan die volgens de juiste technische richtlijnen zijn voorbereid. Denk daarbij onder meer aan het correcte paginaformaat, de juiste kleurinstellingen, geschikte afbeeldingen en correct ingesloten lettertypen. Controleer ook of de pagina’s in de juiste volgorde staan en of het aantal pagina’s overeenkomt met de afgesproken omvang.
Bent u een nieuwe klant of gaat u met een nieuw type uitgave werken? Dan adviseren we om vooraf testbestanden aan te leveren. Zo kunnen we tijdig controleren of de bestanden goed binnen onze productieomgeving verwerkt kunnen worden en eventuele aandachtspunten bespreken. Hiermee voorkomt u dat grotere technische problemen pas vlak voor de productie aan het licht komen. Heeft u twijfels over de instellingen of de opmaak? Neem dan vooraf contact met ons op, zodat we samen kunnen kijken wat nodig is
Checklist technische aanlevering
Controleer vóór het aanleveren van uw bestanden of u onderstaande punten heeft nagelopen:
- Gebruikt u de juiste software?
- Levert u het bestand in het juiste formaat aan?
- Gebruikt u de juiste profielen?
- Gebruikt u de juiste JobOptions?
- Zijn de kleurinstellingen correct?
- Is de juiste transparantieafvlakker gebruikt?
- Heeft u rekening gehouden met de inktlimiet?
- Zijn de kleuren niet onnodig ingewikkeld opgebouwd?
- Heeft u rekening gehouden met rasterpuntverbreding?
- Gebruikt u proceskleuren (CMYK)?
- Heeft u rekening gehouden met de tekst?
- Is een geschikt lettertype gebruikt?
- Is de lettergrootte bij één kleur of opgebouwde kleur geschikt?
- Is de lettergrootte bij diapositieve tekst in één kleur of opgebouwde kleur geschikt?
- Zijn de overdrukinstellingen correct?
- Gebruikt u geen gerasterde tekst?
- Zijn lettertypen correct ingesloten?
- Heeft u rekening gehouden met foto’s en logo’s?
- Hebben foto’s en logo’s de juiste resolutie?
- Zijn foto’s bewerkt met het juiste ICC-profiel?
- Zijn breedte en hoogte van afbeeldingen aangepast aan het formaat in de advertentie?
- Gebruikt u zo min mogelijk vectorbestanden in het ontwerp?
Gebruik de preflightcontrole in het portaal
Na het uploaden worden de bestanden automatisch aan een beperkte preflightcontrole onderworpen. Hierbij worden enkele technische aspecten van de aangeleverde bestanden gecontroleerd. Deze controle vervangt niet uw eigen controle voorafgaand aan de aanlevering. Eventuele meldingen of aandachtspunten die uit de preflightcontrole naar voren komen, kunt u teruglezen in het portaal. Controleer daarom na het uploaden altijd de status van de pagina’s en de eventuele feedback. Door bestanden vooraf intern zorgvuldig te controleren, verkleint u de kans dat technische problemen pas kort voor de productie worden ontdekt. Let daarbij bijvoorbeeld op transparantie, kleurinstellingen, ontbrekende lettertypen, de kwaliteit van afbeeldingen en de volledigheid van de pagina’s.
Rond inhoudelijke correcties zo vroeg mogelijk af
De preflightcontrole richt zich op de technische kwaliteit van het bestand. De inhoudelijke controle blijft de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Controleer teksten, afbeeldingen en advertenties daarom zorgvuldig voordat u de definitieve pagina’s uploadt. Let onder meer op:
- Namen, data en contactgegevens
- Spelling en grammatica
- De plaatsing en inhoud van advertenties
- Paginanummers en doorverwijzingen
- De volledigheid van artikelen en afbeeldingen
- De juiste editie en publicatiedatum
Correcties op het laatste moment zijn bij actuele kranten niet altijd te vermijden. Iedere aangepaste pagina moet echter opnieuw worden geëxporteerd, geüpload, gecontroleerd en vrijgegeven. Hoe eerder inhoudelijke wijzigingen zijn afgerond, hoe kleiner de kans dat ze de productieplanning beïnvloeden.
Plan ruimte voor onverwachte correcties
Bij een actuele krant kan altijd iets onverwachts gebeuren. Een belangrijk nieuwsbericht verandert, een advertentie wordt teruggetrokken of een pagina moet vlak voor de deadline nog worden aangepast. Probeer daarom waar mogelijk enige ruimte in uw interne planning te behouden. Lever pagina’s die al gereed zijn niet onnodig laat aan en stel alleen de werkelijk actuele onderdelen uit tot het laatste moment. Bespreek vooraf met uw ordermanager welke deadline voor uw krant geldt en wat er nog mogelijk is wanneer vlak voor de productie een wijziging ontstaat. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en kunnen we samen snel een verantwoorde beslissing nemen.
Goede voorbereiding maakt snelheid mogelijk
Kranten drukken onder tijdsdruk vraagt om een nauwkeurige samenwerking tussen opdrachtgever, redactie, vormgever, prepress, productie en logistiek. Duidelijke deadlines, technisch correcte bestanden, een bereikbare contactpersoon en tijdige communicatie over veranderingen helpen vertragingen te voorkomen. Bij BDUprint en Janssen/Pers Rotatiedruk combineren we een modern machinepark en een geautomatiseerde prepressworkflow met korte communicatielijnen en jarenlange ervaring in krantendruk. We denken met u mee over de technische aanlevering, productieplanning, afwerking en logistiek.
Wilt u een krant laten drukken of een aankomende productie met ons bespreken? Neem dan tijdig contact op met BDUprint of Janssen/Pers Rotatiedruk. Samen zorgen we voor een efficiënt proces en een krant die volgens afspraak gereed is.
